Como organizar uma rotina para frota veicular?

A organização das frotas veiculares é um assunto fundamental e que deve ser tratado com cuidado pelas empresas de veículos.

Os gestores se veem diante de um grande desafio para continuar prestando serviços de qualidade, e uma saída para a solução desses problemas é a boa administração das frotas.

Por menores que sejam, são elas que ajudam as empresas a se manterem firmes e competitivas. Mas todo cuidado é pouco quando falamos de sua organização.

Quando esse trabalho é bem feito e recebe a devida atenção, a empresa tem acesso a diversas vantagens, conseguem crescer e se expandir, mesmo frente a situações adversas.

Para organizar as rotas, as organizações podem recorrer a diferentes recursos, como sistemas e planilhas, de acordo com suas necessidades. É exatamente sobre isso que vamos falar neste texto.

Se você precisa organizar melhor a rotina de sua frota veicular, continue lendo para ter dicas de como fazer isso do jeito certo e sem complicações. Acompanhe!

Vantagens da rotina de frota veicular

Organizar a rotina da frota veicular traz diversas vantagens para sua empresa, como redução de custos e otimização da produtividade. Ademais, também podemos citar:

1 - Melhor gerenciamento do tempo

A produtividade das organizações melhora porque uma rotina organizada economiza o tempo dos motoristas, mecânicos e administradores.

Usando o GPS, por exemplo, uma empresa de laudo de conformidade nr10 planeja suas rotas com mais eficiência, consegue visualizar alterações no tráfego e prevê horários de partida e de chegada.

O gerenciamento de tempo melhora o cronograma de trabalho, o que permite que a mecânica responsável pela manutenção acesse o histórico de reparos, por exemplo.

Fica a cargo dos gerentes e outros responsáveis de cuidar apenas dos dados dos combustíveis, das manutenções feitas e da qualidade do transporte por meio de monitoramento.

2 - Mais qualidade no serviço prestado

Um sistema de organização de rotina de frotas também permite que os clientes obtenham informações em tempo real.

Isso possibilita que uma fabricante de deck de madeira para piscina redonda, por exemplo, entregue a mercadoria com segurança e pontualidade, por gerir melhor a rotina.

Isso eleva a qualidade do serviço prestado, melhorando a satisfação dos consumidores e ajudando a estabelecer um relacionamento mais duradouro.

3 - Funcionários mais satisfeitos

O controle e organização da rotina das frotas fornecem um fluxo de informações eficiente, bastando apenas que o sistema usado para isso seja de conhecimento dos colaboradores.

De qualquer forma, essa gestão otimiza o serviço dos motoristas e reduz a quantidade de trabalho manual. Dessa forma, a segurança dos profissionais aumenta, bem como sua satisfação.

4 - Menos gastos com manutenção veicular

Organizar a frota significa otimizar o uso do transporte, por isso, são reduzidos custos com manutenção. Alguns softwares que auxiliam nesse processo apontam quilometragem, melhor rota e outras informações.

Desse modo, todo o planejamento pode ser feito baseado em estratégias de manutenção preditiva e preventiva. Assim, os serviços mecânicos se tornam mais eficientes e a vida útil dos veículos é aumentada.

Como a organização ajuda a empresa a crescer?

A organização da rotina de frotas ajuda as empresas a crescerem, por conta de diversas possibilidades trazidas por ela, tais como:

1 - Controle de despesas

Os gastos operacionais com a frota são mais bem controlados, uma vez que a empresa consegue montar uma estratégia de redução de custos.

Se sabemos quais são as origens das despesas, como multas, sinistros e abastecimentos, o controle fica muito mais fácil.

Os sistemas permitem organizar essas informações em uma única base de dados, para que o gestor tenha acesso a todas elas, o que possibilita a tomada de decisões mais estratégicas.

2 - Manutenção automatizada

Se uma empresa de galpão pré moldado usar um sistema para organizar a frota, poderá criar planos de revisão para cada item, acompanhar o odômetro, dias de vencimento de cada item e a necessidade de manutenção.

Isso evita prejuízos e que os veículos sofram avarias ao longo do tempo. Dessa forma, há uma preservação maior das peças.

3 - Monitoramento de entregas e visitas

O relacionamento com o cliente melhora bastante quando a organização usa uma plataforma de organização da rotina veicular.

É possível monitorar entregas e visitas, bem como aprimorar as estratégias em logística e atendimento. O status de cada serviço é atualizado a em todo momento, para saber se o serviço foi realizado, se está dentro do prazo, qual rota foi realizada, etc.

Para uma fabricante de moleskine branco, por exemplo, esses recursos trazem mais segurança para os clientes e para os colaboradores.

Os serviços são mais seguros, os prazos são cumpridos e há um aumento na qualidade dos serviços prestados.

4 - Redução de passivos trabalhistas

Passivos trabalhistas são dívidas geradas quando o empregador não cumpre suas obrigações, como o recolhimento de encargos sociais.

Por meio de um sistema que faz a gestão da frota veicular, a carga horária trabalhada, as horas extras e outras especificidades se tornam mais claras para a empresa, como uma de instalação de gás para restaurante ou de qualquer outro ramo.  

Se essa rotina é acompanhada remotamente, as ocorrências de passivos trabalhistas são diminuídas.

5 - Análise do dashboard

O resumo gerencial oferece informações como pontos mais críticos da empresa, melhor tomada de decisão dos gestores, dados essenciais para um planejamento estratégico e a identificação de gargalos que devem ser eliminados.

Se a organização da frota veicular usa um software apropriado para isso, consegue reunir todas as informações de que precisa em uma única base de dados.

As tarefas administrativas em relação à frota são otimizadas, o que facilita a resolução de problemas, reduz gastos desnecessários e melhora o desempenho dos colaboradores envolvidos.

Desenvolvendo a organização de frota veicular

Geralmente, a organização da rotina da frota veicular é feita de duas maneiras, sendo com o uso de planilhas e de um software adequado, como mencionamos anteriormente.

As planilhas não são tão eficientes quanto os sistemas, pois estas dependem de atualização manual, o que pode levar a erros que prejudiquem a empresa. O software, por sua vez, automatiza essas tarefas e otimiza o trabalho.

É um programa de computador que tem como objetivo facilitar a vida do usuário, centralizando, agilizando e facilitando o gerenciamento da rotina das frotas.

Com isso, o gestor terá subsídios para buscar as melhores soluções e o melhor desempenho para a sua empresa.

É um sistema capaz de integrar as atividades realizadas de, por exemplo, uma fabricante de cordão de luz automotivo, monitorando e acompanhando os veículos e melhorando o desempenho da equipe.

Todas as informações que o gestor precisa para tomar suas decisões são dispostas em seu computador ou celular (afinal, os softwares também são responsivos), o que melhora o desempenho da empresa, a agilidade de seus serviços e a satisfação dos clientes.

Diversos custos operacionais são reduzidos, uma vez que a melhoria nos processos internos reduz o tempo necessário para a execução de algumas tarefas.

Por exemplo, uma fabricante de cancela para porta reduz o tempo para despachar produtos e serviços, além de ser mais ágil e assertivo no fechamento financeiro mensal.

Boletos podem ser gerados automaticamente, o que diminui a duração na realização dessa tarefa, além de torná-la mais assertiva e prática, beneficiando os clientes.

Esta tecnologia é capaz de aprimorar a rotina das frotas veiculares, tornando-as mais ágeis, econômicas e benéficas para a empresa, seus colaboradores e clientes.

Se a rotina da frota veicular é otimizada, a disponibilidade dela também se torna. A empresa faz um planejamento muito melhor, criando rotas otimizadas, revezando a frota, melhorando as escalas e fazendo bons revezamentos.

Isso evita que os veículos sejam sobrecarregados, bem como os funcionários, e tudo isso torna a frota mais produtiva e eficiente.

Outro destaque do uso de softwares especializados para organizar a frota veicular é o fato de que uma fabricante de painel de refrigeração não precisa esperar que o motorista volte para entregar-lhe outra tarefa.

O serviço pode ser delegado para o colaborador mesmo que ele esteja em trânsito, afinal, por meio desses sistemas, a organização consegue saber o destino do entregador, onde ele está e para quais locais pode se dirigir.

Conclusão

A frota veicular das empresas é responsável por parte do atendimento ao cliente e, por isso, é importante que ela faça um bom trabalho, para garantir que os consumidores estejam sempre satisfeitos.

Com um mercado cada vez mais concorrido, não podemos abrir brecha para a concorrência. Por esse motivo, devemos investir em soluções com a organização da rotina das frotas.

Por meio de bons softwares para isso, esse trabalho é modernizado e automatizado, garantindo o sucesso logístico da organização e seus processos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.