Software administração de condomínios: solução eficaz para síndicos

As ferramentas disponibilizadas aos síndicos profissionais evoluíram nos últimos anos, permitindo que os gestores atendam às expectativas dos condôminos que também estão em constante migração.

Com efeito, estes últimos são mais exigentes em relação ao seu mandatário que pretendem uma gestão mais ágil e transparente na sua gestão.

Vamos ver que novas alternativas estão disponíveis hoje para os síndicos profissionais com o objetivo de economizar tempo para que possam estar mais disponíveis e mais eficientes.

1. Novas alternativas para gerenciar melhor suas prioridades

Delegado para estar mais presente

As soluções de negócios disponíveis para os síndicos estão cada vez mais conectadas e automatizadas. Mas o objetivo dessas mudanças não é afastar o síndico de sua missão, muito pelo contrário.

Os automatismos oferecidos pelo software de gestão não substituem o gestor. Essas inovações permitem que o administrador deixe a tecnologia intervir onde ela não tem valor agregado real, para que possa se concentrar em seu negócio principal.

Esta é a oportunidade para gerir melhor o seu tempo de forma a estar mais presente junto dos condôminos e no terreno, onde o seu know-how e profissionalismo são essenciais. 

2. Novas alternativas para aumentar a eficiência: terceirização

O que é terceirização? 

A terceirização consiste em confiar a outro prestador de serviços, fora do condomínio, a gestão de parte das tarefas relacionadas com uma área muito específica. Por exemplo, alguns prestadores de serviços disponibilizam aos síndicos condominiais para lhes confiar a gestão administrativa e financeira da sua carteira. 

Existem várias vantagens para este tipo de prática:

• o condomínio se beneficia de um know-how que pode não ter na sua estrutura, sem ter que recrutar e gerir recursos humanos;
• ele só pagará o serviço de acordo com suas necessidades e, assim, terá um melhor controle de sua rentabilidade; 
• terá capacidade para absorver de forma mais flexível e reativa os caprichos do mercado, quer se trate de um abrandamento da atividade ou, pelo contrário, uma chegada massiva de novos condôminos;
• para um condomínio em fase de arranque, a terceirização é uma forma de limitar a assunção de riscos financeiros e beneficiar do know-how de uma empresa especializada desde o início. 

O papel central do software para síndico

E o que acontece com o software se o gerente delegar parte de sua gestão? Não é relegado a segundo plano, pelo contrário, passará a ser um elemento central da relação entre a agência e o prestador de serviço.

Com efeito, o sistema de gestão de condomínios será o meio preferencial de transmissão de informação entre o síndico e a equipe que acompanha o seu processo junto do prestador de serviços. 

O administrador irá preencher as informações que vê no campo, como as faturas a pagar, mas também o pagamento dessas faturas, a recepção do pagamento de chamadas de fundos, os extratos bancários.

O prestador de serviços por sua vez poderá tomar nota dos arquivos para realizar as tarefas que lhe foram delegadas como, por exemplo, o acompanhamento de inquilinos devedores, reconciliações bancárias, etc.

Os condôminos beneficiarão ainda das vantagens desta plataforma de intercâmbio e poderão consultar através da sua extranet a informação proveniente do condomínio mas também os documentos publicados pelo prestador de serviços, como por exemplo avisos sobre se a lei do silêncio no condomínio.   

Um serviço dedicado a síndicos profissionais

Para o síndico, esta é uma vantagem real em termos de organização. Ele ganhará em flexibilidade, pois poderá usar o serviço para atender às suas necessidades.

Ele usará apenas os recursos disponibilizados pela solução para os condomínios que administra, o que evitará, principalmente na fase de start-up, a contratação de um funcionário que ficará desempregado por falta de um grande número de condomínios a serem ocupados no comando.

Para recuperar a 100% de satisfação dos seus condôminos, o síndico do futuro terá de ser inovador na seleção e utilização das suas ferramentas de trabalho, nomeadamente o seu software administração de condomínios.

Poderá ainda explorar outras vias como o recurso à terceirização para otimizar a sua organização e concentrar os seus esforços no acompanhamento dos seus processos e na comunicação com os seus condôminos.